הוראות ניהול ספרים – מבוא והגדרות , רו"ח גיתית קפלן

הוראות ניהול ספרים – מבוא והגדרות

הוראות ניהול ספרים – מבוא והגדרות

כל עוסק, קטן כגדול, מחויב בניהול ספרי חשבונות אשר מהווים את בסיס המידע לדיווח לרשויות המס ולבעלי עניין אחרים.

בסדרת מאמרים נסקור בקצרה את עיקר החובות הנוגעות לניהול הספרים על ידי סוגים שונים של עסקים ובכפוף לאופי פעילות העסק ונפחי פעילותו.

נדגיש כי ליקוי ביישום הוראות ניהול ספרים עשוי להוות עילה לפסילת ספרי החשבונות של הנישום ולהוצאת שומה לפי מיטב השפיטה של רשויות המס. כדי להימנע ממצבים כאלו יש לבצע את ניהול הספרים באופן קפדני על פי ההנחיות. משרדנו ישמח לעמוד לשירותכם בנושא.

להלן נציג ההגדרות המרכזיות לעניין הוראות ניהול פנקסי חשבונות:

מערכת חשבונות

לפי הוראות ניהול ספרים:

"מערכת חשבונות" – ספרי חשבון ותיעוד אשר נישום/עוסק חייב לנהל לפי הוראות אלה, ואם ספרים ותיעוד כאמור מנוהלים באמצעות תוכנת מחשב, ובלבד שהם מערכת חשבונות ממוחשבת;

מערכת החשבונות היא בסיס הנתונים המרכזי עליו נשענים הדיווחים לרשויות. במערכת החשבונות נשמר מידע הנוגע לתיעוד עסקאות על שלביהן השונים וזאת הן כתשתית לעריכת הדיווח והן לצרכי בקרה וניהול. לבחירה במערכת חשבונות המתאימה לצרכי העסק ולניהולה הנבון ערך מהותי הן מבחינת הצורך החוקי לעמוד בדרישת הרשויות והן מבחינת יכולת השליטה והבנת הבעלים את אופן פעילות העסק.

ברמה הפרקטית, כוללת מערכת הנהלת החשבונות את כל ספרי החשבון וכל התיעוד אשר נדרש לנהל על פי הוראות ניהול ספרים (יפורט בהמשך). ניתן לנהל את מערכת החשבונות באופן ממוחשב, באמצעות תוכנה שקיבלה אישור מתאים מרשויות המס, המעיד על עמידתה בהוראות ניהול ספרים לעניין מערכות כאלו.

שובר קבלה

עוסק מדווח על הכנסותיו ועל הוצאותיו אשר שימשו בהפקת ההכנסה, וזאת לצורך קביעת הכנסתו החייבת על בסיסה מחושב המס המתחייב. שובר הקבלה הוא אחד מהמסמכים המרכזיים לתיעוד עסקאות המניבות הכנסה, ואשר מטרתו היא לתעד כל תקבול בעסק. שוברי הקבלה מכילים פירוט נתוני העסקה נשואת התקבול, והם ממוספרים מראש בסדר עוקב.

יש לשים לב, כי שובר הקבלה כשלעצמו מעיד אך ורק על קבלת התקבול והוא לא תמיד מייצג הכנסה שיש לדווח עליה. כך, לדוגמא, תשלום שנתקבל מראש בגין שירות שטרם ניתן או סחורה שטרם סופקה דורש אמנם הפקת שובר קבלה בגינו, אך העוסק עשוי שלא להידרש לדווח לרשויות בגין ההכנסה שבגובה התקבול עד אשר יעניק את השרות – אלא אם הוגדר כי הנישום מדווח על הכנסותיו על בסיס מזומן (נדון בהרחבה בנושאים אלו במאמרים אחרים). להלן נציג את הוראות ניהול ספרים בהקשר לשוברי קבלה:

(א) תיעוד פנים שהוא שובר קבלה ייערך לכל תקבול בנפרד ויכלול -

(1) מספר עוקב;

(2) שם הנישום/העוסק ומספר תעודת הזהות או מספר החברה במשרד רשם

חברות,ו מספר האגודה השיתופית במשרד רשם האגודות השיתופיות או מספר הרישום כעוסק לצורך מס ערך מוסף, לפי חוק מע"מ;

(3) תאריך;

(4) שם המשלם ומענו, להוציא מקרים של מכירות קמעוניות במזומן; היה מענו של המשלם ידוע לנישום/לעוסק – אין חובה לציינו;

(5) סכום התקבול;

(6) מהות התקבול או ציון החשבון שאותו יש לזכות;

(7) חתימת המקבל, אלא אם כן נשלחה הקבלה כמסמך ממוחשב.

(ב) ניתן שובר קבלה בעד שטר או שיק, יכללו בו בנוסף לאמור פרטים מזהים : מספר השטר או השיק, שם הבנק וסניפו, זמן הפרעון או כיוצא באלה.

(ג) חשבונית/חשבונית עסקה שנערכה על פי סעיף 9 ושתמורתה סולקה במלואה סמוך למסירת הטובין או לגמר השירות וצוינו עליה המלה "נפרע" והפרטים הנדרשים בסעיף קטן (ב), תשמש גם כשובר קבלה; חשבוניות/חשבוניות עסקה שנערכו כאמור ימוספרו בסדרת מספרים עוקבים נפרדת.

(ד) עותק אחד משובר הקבלה יימסר למשלם.

חשבונית מס

חשבונית המס היא מסמך המונפק על ידי עוסק מורשה (לרבות חברה) ואשר מתעד ביצוע עסקת מכר או מתן שירות. המינוח "חשבונית מס" מציין העובדה שבאמצעותה מתועדת עסקה החייבת במע"מ, והיא כוללת את שיעור המע"מ וסכומו. בנוסף, החשבונית כוללת נתונים מפורטים בדבר העוסק, מקבל השירות ומהות השירות אשר ניתן. במסגרת הוראות ניהול ספרים קיימות הנחיות מפורטות בנוגע למועד הפקת החשבונית הנגזרות מאופי העסק, הרכבו וגודלו. ככלל, חשוב לזכור כי מועד הפקת החשבונית הוא מועד הדיווח בגין ההכנסה לצרכי מע"מ. עוד נציין כי עוסק פטור מנוע מלהפיק חשבוניות מס, והוא רשאי להפיק חשבוניות עסקה בלבד (היות והוא פטור מתשלום מע"מ ודיווח בגינו).

להלן נביא את הגדרת חשבונית המס ומאפייניה בהתאם להוראות ניהול ספרים:

(א) תיעוד פנים שהוא חשבונית מס יכלול -

(1) שם העוסק המורשה, מענו, הכותרת "חשבונית מס", המלים "עוסק מורשה", ומספר
רישום במשרד מס ערך מוסף – הכל בדפוס;

(2) המלה "מקור" בדפוס על מקור חשבונית המס בלבד;

(3) הפרטים שבפסקאות (2) עד (7) לסעיף 9(א), כלומר:

א. התאריך;

ב. מספר תעודת המשלוח ותאריכה, פרט אם החשבונית/חשבונית העסקה נערכה בשלב שלוח הטובין;

ג.שם הלקוח ומענו, להוציא מקרים של מכירות קמעוניות במזומן אלא אם כן על המכירה חל
מס ערך מוסף בשיעור אפס או שהמכירה פטורה מהמס האמור; היה מענו של הלקוח ידוע
לנישום/לעוסק – אין חובה לציינו;

ד. תיאור הטובין המאפשר זיהוי סוג הטובין, או תיאור השירות, ולגבי טובין המפורטים בנספח ג' שבסעיף 36 יצויין שם היצרן ומספר סידורי של המוצר המוטבע על המוצר על ידי היצרן;

ה. היחידה שלפיה נמדדת הכמות;

ו. הכמות;

ז. מחיר היחידה, למעט מקרים שבהם לא נהוג לקבוע מחיר היחידה;

(4) מחיר ליחידה ללא מס ערך מוסף, אולם אם הוא כולל מס ערך מוסף – תוך ציון עובדה זו;

(5) סכום חשבונית המס ללא מס ערך מוסף;

(6) סכום מס ערך מוסף ושיעורו בציון המלים "מס ערך מוסף"; אם כללה חשבונית המס גם עסקאות ששיעור המס עליהן הוא אפס או הפטורות ממס – יצויין בנפרד כל סוג של עסקאות;

(7) סכום חשבונית המס כולל מס ערך מוסף.

(ב) שובר קבלה שהוצא לגבי עסקה כמפורט בסעיף 29 לחוק מע"מ ייחשב כחשבונית מס אם כלולים בו הכותרת "חשבונית מס" וכל יתר הפרטים שבתקנת משנה (א).

(ג)(1) תלוש מכירה של קופה רושמת שהוציא עוסק שסעיף 4 לתוספת י"א חל עליו, ייחשב כחשבונית מס לענין שירות שמחירו אינו עולה על 216 ש"ח* כולל מס ערך מוסף; לענין זה -"תלוש מכירה של קופה רושמת" – כמשמעותו בסעיף 2(1) לנספח א' שבסעיף 36 להוראות.

(2) הסכום שנקבע בפסקה (1) יתואם ב-1 בינואר של כל שנה לעליית המדד שפורסם ביום ה-15 בדצמבר שקדם לו, ויעוגל לש"ח הקרוב; לענין זה, "מדד" – כמשמעותו בסעיף 126(א) לחוק מע"מ.

ספר הזמנות

חלק מנותני שירותים נדרשים לנהל ספר הזמנות. בספר ההזמנות יצוינו פרטי הזמנות השירות אשר ביצעו לקוחות, לרבות פרטי הלקוחות והסכומים לתשלום.

בנוסף, על ספר ההזמנות לציית מהבחינה המנהלית להנחיות שנקבעו במסגרת הוראות ניהול ספרים, כדלקמן:

(א) ספר הזמנות יהיה ספר כרוך.

(ב) בספר ההזמנות יירשמו -

(1) מספר סידורי של ההזמנה;

(2) תאריך קבלת ההזמנה;

(3) שם המזמין ומענו, היה מענו של הלקוח ידוע לנישום/לעוסק – אין חובה לציינו;

(4) תיאור הטובין או השירות שהוזמנו, או ציון המפרט או התיעוד שבו נכלל התיאור אמור.

הצעת מחיר

הצעת המחיר היא תיעוד פנימי של עסקה פוטנציאלית בחברה. היא איננה מהווה מסמך שחובה לנהלו אם כי קיים בניהול מסמכים אלו ערך מבחינת בעל העסק והלקוח. הצעת המחיר היא הבסיס עליו נשענת הזמנת העבודה, וניתן לשנותה בכל עת גם לאחר הדפסתה (ועד למועד חתימת הלקוח על גביה).

תעודת משלוח

תיעוד פנים מסוג תעודת משלוח יערך לכל משלוח מן העסק של טובין שהינם מלאי בעסקו של הנישום/העוסק לרבות הובלת טובין כאמור שטרם נמכרו, בין ברכבו של הנישום/העוסק ובין ברכבו של אדם אחר, אלא אם נערכה חשבונית/חשבונית עסקה באותו מועד. להלן תובאנה הוראות ניהול הספרים הנוגעות לחובת הפקה של תעודות המשלוח:

תיעוד פנים שהוא תעודת משלוח יערך לכל משלוח מן העסק של טובין שהינם מלאי בעסקו של הנישום/העוסק לרבות הובלת טובין כאמור שטרם נמכרו, בין ברכבו של הנישום/העוסק ובין ברכבו של אדם אחר, אלא אם נערכה חשבונית/חשבונית עסקה באותו מועד, ויכלול :

(1) שם הנישום/העוסק, מספר תעודת הזהות או מספר החברה במשרד רשם החברות, או מספר האגודה השיתופית במשרד רשם האגודות השיתופיות, או מספר הרישום כעוסק לצורך מס ערך מוסף, לפי חוק מע"מ;

(2) תאריך המשלוח;

(3) שם הלקוח ומענו; היה מענו של הלקוח ידוע לנישום/לעוסק – אין חובה לציינו;

(4) תיאור הטובין המאפשר זיהוי סוג הטובין ולגבי טובין המפורטים בנספח ג' שבסעיף 36: שם יצרן טובין, ומספר סידורי של המוצר המוטבע על המוצר על ידי היצרן;

(5) היחידה שלפיה נמדדת הכמות;

(6) הכמות;

(7) חתימת הנישום/העוסק או אדם מטעמו.

תעודות משלוח להובלת טובין שטרם נמכרו ימוספרו בסדרת מספרים עוקבים נפרדת.

ספר תקבולים ותשלומים

בספר תקבולים ותשלומים תרשמנה הכנסותיו והוצאותיו של העוסק, בציון המסמך המבסס לתיעוד והתאריך. ספר התקבולים והתשלומים מהווה את הבסיס לקביעת הכנסתו החייבת של העוסק וחישוב חבותו במס, ועל כן חשוב במיוחד ניהולו הקפדני. להלן נביא את הוראות ניהול ספרים הנוגעות לרישום בספר תקבולים ותשלומים:

(א) ספר תקבולים ותשלומים יהיה -

(1) ספר כרוך; או

(2) חשבון תקבולים ותשלומים במסגרת מערכת חשבונות לפי שיטת החשבונאות הכפולה.

(ב) בספר תקבולים ותשלומים יירשם כל תקבול וכל תשלום הנוגעים להכנסות ולהוצאות העסקיות בציון התיעוד והתאריך; כללו התקבולים שיקים, יצויינו פרטים לזיהויים, כגון מספר השיק ושם הבנק שעליו
נמשך.

(ג) תקבול שממנו נוכה מס במקור יירשם בסכום הכולל את הסכום שנוכה במקור, אלא אם כן כוללת מערכת החשבונות של הנישום/העוסק רישום שיטתי של הניכויים במקור המאפשר איתור הדדי של הניכויים במקור ושל התקבולים שמהם נוכו.

(ד) על אף האמור בסעיף קטן (ב), רשאי הנישום/העוסק המנהל מערכת חשבונות לפי שיטת
החשבונאות הכפולה לא לרשום בספר תקבולים ותשלומים תשלום בשיק המשוך מחשבונו בבנק.

(ה) על אף האמור בסעיף קטן (ב), נישום/עוסק המנהל ספר פדיון יומי או סרט קופה רושמת ירשום בספר התקבולים והתשלומים את הסיכום היומי של ספר הפדיון היומי או של סרט הקופה הרושמת בלבד.

(ו) בנוסף לאמור בסעיף קטן (ב) יירשמו בספר תקבולים ותשלומים בטורים נפרדים או בסימול מיוחד :

(1) תקבולים ותשלומים המתייחסים לרכישת נכסים או למכירת נכסים אשר שימשו או נועדו
לשמש לנישום/לעוסק בעסקו.

(2) תקבולים ותשלומים בשל פקדונות שמתקבלים במהלך הרגיל של העסק.

(ז) הדפים בספר תקבולים ותשלומים יסוכמו בדיו.

(ח) על אף האמור בסעיף קטן (ב), נישום/עוסק המפקיד את כל תקבוליו בבנק ביום קבלתם או
למחרתו, רשאי לרשום בספר תקבולים ותשלומים מכירות וקניות בהתאם לחשבוניות/חשבוניות עסקה שנערכו ושנתקבלו ובלבד שיתמלאו כל אלה:

(1) לגבי כל התקבולים ייערך תיעוד מתאים כנדרש בהוראות אלה;

(2) התקבולים כאמור יופקדו בחשבון העסקי של הנישום/העוסק בלבד;

(3) העתקי החשבונות שקיבל הנישום/העוסק מהבנק יישמרו כחלק בלתי נפרד ממערכת חשבונותיו;

(4) תקויים שיטה לתיאום תיעוד התקבולים שהופקדו עם שוברי ההפקדה בבנק.

ספר קופה

בספר הקופה נרשמות תנועות כניסה ויציאה של מזומנים מקופת העסק. ניהול ספר קופה איננו נדרש מכל העוסקים ולצורך קביעה בדבר הכרחיות ניהולו יש לבחון את אופי העסק והוראת החוק הרלוונטית החלה עליו. להלן תובא הגדרת ספר קופה על פי הוראות ניהול ספרים:

(א) ספר קופה יהיה -

(1) ספר כרוך; או

(2) חשבון קופה במסגרת מערכת חשבונות לפי שיטת החשבונאות הכפולה.

(ב)

(1) בספר הקופה יירשם כל תקבול וכל תשלום בציון התיעוד ותאריך באופן שניתן יהיה לקבוע
מתוכו ומתוך התיעוד שטרם נרשם בו את היתרה ולתאם יתרה זו עם הקופה בעין; כללו התקבולים שיקים, יצויינו פרטים לזיהויים, כגון מספר השיק ושם הבנק שעליו נמשך;

(2) על אף האמור בפסקה (1), נישום/עוסק המנהל ספר פדיון יומי או סרט קופה רושמת ירשום בספר קופה את הסיכום היומי של ספר הפדיון היומי או של סרט הקופה הרושמת בלבד;

(3) על אף האמור בפסקה (1), נישום/עוסק המפקיד בבנק את כל תקבוליו או תקבולים מסוג מוגדר במלואם ביום קבלתם או למחרתו אינו חייב לרשום תקבולים אלה בספר הקופה, ובלבד ששמר כחלק מערכת החשבונות את העתקי החשבונות שקיבל מהבנק ובתנאי שקיים שיטה לתיאום תיעוד התקבולים שהופקדו עם שוברי ההפקדה בבנק.

(ג) ספר קופה, למעט חשבון קופה, יוחזק במקום החזקת המזומנים, ובלבד שמותר יהיה להוציאו באופן ארעי לצורך רישום, התאמה ובדיקה.

(ד) הדפים בספר הקופה יסוכמו בדיו ולפחות בסוף כל חודש תירשם היתרה בדיו.

קופה רושמת

זהו אמצעי שבו נרשמים תקבולים מלקוחות, ואשר עומד בכללים ובקריטריונים שהותוו לסוג ציוד זה בחקיקה. מטרת הקופה הרושמת היא לחסוך לעסקים המבצעים מספר רב של עסקאות במהלך היום הנפקת חשבונית מס ספציפית בגין כל עסקה (למשל: ספקי מזון בסקטור הקמעונאי). העוסק מקליד את התקבול בקופה הרושמת ומפיק ללקוח פלט הכולל את הסכומים ששילם לרבות רכיב המע"מ המגולם בעסקה.

חשוב להדגיש כי בהוראות ניהול ספרים הוגדרה קופה רושמת בדרך של הפנייה לצו תעריף המכס והפטורים, כדלקמן:

"קופה רושמת" – קופה רושמת על פי פרט 84.70.5000 לצו תעריף המכס והפטורים ומס קניה על טובין, התשנ"א-1990, העונה על כל התנאים המפורטים בנספח א' שבסעיף 36.

לפיכך יש לוודא כי הקופה הרושמת אשר נרכשת עונה להגדרה לעיל על מנת שתהא קבילה לעניין ניהול ספרים.

תיק תיעוד חוץ

בהוראות ניהול ספרים מוגדר "תיעוד חוץ" כ"רישום בגין פעולה, שנתקבל על ידי הנישום/העוסק או מטעמו מגורם חוץ ואולם אם נשלח או נקלט באמצעות מחשב – רישום שהוא מסמך ממוחשב בלבד".

בתיק זה נשמרים מסמכים מבססים ורישומים בגין טובין ושירותים שרכש העוסק לצורך עסקו, ומסמכים אחרים הרלוונטיים לעסק ואשר מתקבלים מגורמים חיצוניים. יש לשים לב שגם אם הרישומים נשמרים במחשב באמצעות תוכנה ייעודית ומאושרת להנהלת חשבונות, הרי שקיים צורך לשמור את המסמכים המבססים לרישומים הנ"ל.